第一章 总 则

第一条 为规范学院档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》《高等学校档案管理办法》《山西省档案管理条例》等有关法律法规，制定本办法。

第二条 本办法所称档案是指学院在教育教学、科学研究、党政管理、社会服务和文化传承等活动中直接形成的对学生、学院和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式、载体的历史记录。

第三条 档案是学院的宝贵资源，档案工作是学院重要的基础性工作。学院应将其纳入整体发展规划和年度计划，纳入学院管理制度，纳入各部门职责和相关人员岗位职责，并在人员配备、经费投入、馆库建设等方面给予保证。

第四条 学院各部门和个人都应遵守本办法，承担档案工作责任，履行保护档案义务，享有查阅档案权利。

第二章 档案工作管理体制

第五条 学院档案工作由院长领导，分管档案工作的院领导协助院长负责全院档案工作，履行《高等学校档案管理办法》所规定的主要职责。学院成立“山西财贸职业技术学院档案工作委员会”(以下简称“委员会”)，委员会机构设置如下：

主 任:院长

副主任:分管副院长

委员:学院各部门负责人

委员会下设办公室(设在档案馆):

办公室主任:档案馆馆长

办公室成员:档案馆全体工作人员及学院各部门兼职档案员

委员会委员随该委员在其部门的任职情况的变动而变动，学院不再随部门、人事的变动而调整和发文。

委员会实行例会制，一般每年召开一次全体委员会议。也可根据工作需要，不定期召开专题会议，商讨、决定相关事宜。

第六条 档案馆是负责学院档案工作的组织、协调和管理的职能部门，是永久保存学院档案，为院内各部门、广大师生院友和社会提供档案利用的专门机构。主要职责包括：

（一）贯彻执行国家和山西省有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划全院档案工作，对各单位档案工作进行监督、指导和检查；

（二）拟订学院档案工作规章制度，并负责贯彻落实；

（三）负责学院各类档案及有关资料的收集（征集）、整理、保管、统计、鉴定销毁和资产管理等工作；

（四）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；

（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

（六）开展档案的开放和利用工作，为学院各项工作服务，为师生校友和社会服务；

（七）组织全院档案工作人员的业务培训；

（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能，主动服务立德树人根本任务；

（九）开展档案学术研究和交流活动。

第七条 学院各部门的主要负责人为本部门档案工作责任人。学院各归档部门的主要职责包括：

（一）执行学院档案管理制度，落实档案工作责任制；

（二）确定一名分管领导，负责本部门档案工作的组织、协调和管理；

（三）配备专（兼）职档案员，具体负责本部门各类档案的立卷、归档，以及档案查阅工作；

（四）各部门应组织协调好本部门各类档案的立卷、归档工作，配合学院开展特色档案资源建设；

（五）学院教学、科研管理部门应与各系部配合，做好教学、科研档案的归档工作；

（六）配合完成学院重大及重要活动档案的收集整理和归档工作，确保相关档案齐全完整、安全保管和及时移交。

第八条 各单位专（兼）职档案员应具备一定的档案业务知识和信息化管理能力。主要职责包括：

（一）按照学院有关规定，做好本部门文件材料的收集和立卷归档工作，保证材料齐全完整，案卷规范；

（二）具体负责本部门档案的安全管理和信息保护工作；

（三）参加学院组织的档案业务培训，接受档案馆和学院相关部门的业务指导、监督和检查。

第九条 学院专职档案工作人员属于档案专业技术人员或行政管理人员，实行专业技术职务聘任制或者职务晋升制。对于长期接触有毒有害物质的人员，可根据学院有关政策规定予以专项补助。

第三章 档案的立卷与归档

第十条 各部门按照归档要求及时提交资料，保证档案质量。经本部门档案工作分管领导审批后,专（兼）职档案员方可向档案馆移交档案及相关资料。

第十一条 归档的文件材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带、光盘等各种载体形式。纸质材料应质地优良，书写工整，符合规范要求。禁止使用传真纸、复写纸，禁止使用圆珠笔、铅笔和红色笔书写。归档文件一般应为原件归档。

第十二条 学院各类档案的归档范围和保管期限，由档案馆根据国家有关文件要求,与各部门共同协商确定。

涉密档案的归档，根据归档资料的密级单独立卷。

第十三条 由多个部门合作完成的工作，由主办部门负责归档。

学院重要会议、重大活动形成的材料，由会议或活动的承担部门或临时机构负责归档。

学院与院外单位协作完成的项目，由项目承担部门负责归档，档案馆应至少保存一套完整的项目档案。

第十四条 学院各类档案的归档时间：

（一）党政管理类等按自然年度归档的档案，应在转年六月底前归档；

（二）教学类等按学年度归档的档案，应在当年十二月底前归档；

（三）科研类档案应当在项目完成后两个月内归档；

（四）基建类档案应当在项目完成后三个月内归档；

（五）重要会议、重大活动和重大专项形成的档案材料，应在会议（活动）结束后一个月内立卷归档，实物档案应随时移交档案馆；

（六）经学院批准，暂缓向档案馆移交的档案，有关部门应负责其保管利用工作。

第十五条 个人在学院职务活动中，形成或接收的具有保存价值的文件材料及实物，应按规定及时归档，不得据为己有。

各级干部和工作人员调离或退休时，应该主动将其岗位形成的应归档文件材料移交给本部门专（兼）职档案员，不得据为己有或擅自销毁。本部门档案工作分管领导应做好提醒、检查工作，确保学院档案资源系统、完整。

第十六条 学院各归档部门发生机构变动、职能调整或者撤销合并等情形时，应向有关部门或者档案馆移交档案；接受职能并入的部门，应及时调整归档范围，保证档案应归尽归。

第四章 档案的管理

第十七条 档案馆对馆藏档案进行分类、编号，编制检索工具；建立档案借阅审批制度，严格执行审批程序，做好档案利用情况登记，保证档案信息安全。

第十八条 档案存放应配置专用库房，配备防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防磁、防高温和防强光等设施，建立档案库房管理制度，明确岗位责任和管理要求。

涉密档案应设独立库房或专用保密文件柜单独存放，并配有必要设施。

第十九条 对已经破损或字迹褪色的档案，应及时修复或复制，进行数字化。已经数字化的档案，一般不再调用原件。

第二十条 档案馆会同有关部门对已经达到保管期限的档案进行鉴定，提出销毁或延长保管期限的意见。需继续保存的，应重新划定保管期限并做出标注。需销毁的，应登记造册，经档案馆和归档部门的主要负责人签字确认，报分管院领导批准后方可销毁，销毁清册应永久保存。未经鉴定和批准，任何人不得销毁档案。

第二十一条 档案馆对全院各类档案的收进和移出、案卷数量、利用等情况进行统计分析，并定期报送上级部门。

第五章 档案的利用和开放

第二十二条 档案馆应按照国家有关规定向学院和社会公布档案。未经学院授权，其他任何组织或者个人无权公布学院档案。

第二十三条 学院档案开放利用一般应遵循以下原则：

（一）凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已开放的档案。

（二）境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。

（三）馆藏档案一般不外借出馆，特殊情况需经档案馆负责人批准，必要时需经学院有关领导审批。对外借出档案，如有丢失或损坏，利用人应书面报告有关事项，学院根据不同情况，依法依规处理。

（四）重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，需经档案馆负责人批准。

（五）加盖山西财贸职业技术学院档案馆章的档案复制件，与原件具有同等效力。

第二十四条 档案馆是学院出具档案证明的唯一机构。档案馆应为学院和社会利用档案创造便利条件。社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，档案馆应优先提供。

第二十五条 未开放档案原则上只能由档案形成部门利用。利用者需持单位介绍信和本人有效证件，必要时还须经本单位档案工作分管领导同意。

利用非本部门档案，一般应经档案形成部门同意，必要时需报请相关工作分管院领导和档案工作分管院领导批准。

利用个人捐赠的档案，须经捐赠人书面同意，无法征得捐赠人书面同意的，须经档案馆批准。

第二十六条 利用涉及未公开技术的档案，应经档案形成部门或者本人同意，必要时报请相关工作分管院领导和档案工作分管院领导批准。

利用涉秘档案，应经档案工作分管院领导及保密相关工作部门批准。

第二十七条 档案馆应采取多种形式（如举办档案展览、陈列、建设档案网站等），积极开展档案宣传工作。

第六章 档案信息化

第二十八条 加强档案信息化建设，积极推进电子档案管理信息系统建设，有序开展馆藏档案数字化工作。学院逐步实施纸质档案材料和电子档案材料同步归档。

第二十九条 档案形成部门应确保产生并归档的电子档案来源可靠、程序规范、要素合规，符合以下条件：

（一）形成者、形成活动、形成时间可确认，形成、办理、整理、归档、保管、移交等系统安全可靠；

（二）全过程管理符合有关规定，并准确记录、可追溯；

（三）内容、结构、背景信息和管理过程信息等构成要素符合规范要求。

电子档案与传统载体档案具有同等效力，档案馆可依据电子档案出具加盖档案证明专用章的证明材料。

第三十条 档案形成单位移交的电子档案应符合相关规范，通过符合安全管理要求的网络进行在线移交。

不具备在线移交条件的，应将相关文件进行系统整理后，存储在档案专用光盘上进行离线移交。

档案馆应对移交的电子档案进行检测，合格后方可接收入库；检测不合格时，应将所移交的电子档案及检测结果信息一并退回，由移交单位重新组织移交。

第三十一条 档案馆应会同具备电子归档条件的部门，逐步推进档案综合管理系统与各电子档案形成部门业务系统互相衔接。具备电子归档条件的单位，应配备专人负责本部门电子文件的归档。

第七章 奖励与处罚

第三十二条 学院建立档案工作督导检查、绩效考核制度，明确岗位职责，定期对在档案工作中做出下列贡献的部门或者个人，给予表彰与奖励：

（一）对档案收集、整理、保护、利用做出显著成绩的；

（二）对档案科学研究、技术创新、宣传教育、交流合作做出显著成绩的；

（三）在重大活动、突发事件应对活动相关档案工作中表现突出的；

（四）将重要或者珍贵档案捐献给国家的；

（五）同违反档案法律、法规的行为作斗争，表现突出的；

（六）长期从事档案工作，表现突出的。

第三十三条　有下列行为之一的，学院对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

（六）其他违反档案法律法规的行为。

第八章 附则

第三十四条 本办法由学院授权档案馆负责解释。

第三十五条 本办法自公布之日起执行。

附件：山西财贸职业技术学院档案归档范围

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